Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Toimistokoordinaattori
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme motivoitunutta ja järjestelmällistä toimistokoordinaattoria liittymään tiimiimme. Tässä roolissa toimit keskeisessä asemassa varmistamassa toimiston päivittäisten toimintojen sujuvuuden ja tuet eri osastoja hallinnollisissa tehtävissä. Toimistokoordinaattorina olet organisaation keskipisteessä ja toimit linkkinä johdon, henkilöstön ja ulkoisten sidosryhmien välillä.
Tehtäviisi kuuluu muun muassa kokousten järjestäminen, asiakirjojen hallinta, toimistotarvikkeiden tilaaminen, vierailijoiden vastaanottaminen sekä sisäisen viestinnän tukeminen. Lisäksi osallistut tapahtumien ja koulutusten järjestämiseen sekä toimit tukena HR- ja talousosastoille tarpeen mukaan. Rooli vaatii erinomaista organisointikykyä, oma-aloitteisuutta ja kykyä työskennellä useiden tehtävien parissa samanaikaisesti.
Toivomme, että sinulla on aiempaa kokemusta toimistotyöstä tai hallinnollisista tehtävistä, hyvät IT-taidot (erityisesti MS Office -ohjelmistot) sekä sujuva suomen ja englannin kielen taito. Arvostamme positiivista asennetta, asiakaspalveluhenkisyyttä ja kykyä toimia paineen alla. Tarjoamme sinulle monipuolisen ja vastuullisen tehtävän viihtyisässä työympäristössä, jossa pääset kehittämään osaamistasi ja vaikuttamaan työyhteisön arkeen.
Jos olet järjestelmällinen, palveluhenkinen ja nautit vaihtelevista työtehtävistä, saatat olla etsimämme henkilö. Lähetä hakemuksesi ja ansioluettelosi mahdollisimman pian – aloitamme haastattelut jo hakuaikana!
Vastuut
Text copied to clipboard!- Toimiston päivittäisten toimintojen koordinointi
- Kokousten ja tapahtumien järjestäminen
- Asiakirjojen ja arkistoinnin hallinta
- Toimistotarvikkeiden tilaaminen ja varaston ylläpito
- Vierailijoiden vastaanottaminen ja opastaminen
- Sisäisen viestinnän tukeminen
- Yhteistyö HR- ja talousosastojen kanssa
- Matkajärjestelyjen organisointi
- Postin ja lähetysten käsittely
- Yleinen asiakaspalvelu ja puhelinvaihteen hoito
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Aikaisempi kokemus toimistotyöstä tai hallinnollisista tehtävistä
- Hyvät organisointi- ja ajanhallintataidot
- Erinomaiset viestintätaidot suomeksi ja englanniksi
- Hyvä IT-osaaminen, erityisesti MS Office -ohjelmistot
- Asiakaspalveluhenkisyys ja positiivinen asenne
- Kyky työskennellä itsenäisesti ja tiimissä
- Tarkkuus ja huolellisuus työtehtävissä
- Valmius oppia uusia järjestelmiä ja prosesseja
- Hyvä paineensietokyky ja joustavuus
- Soveltuva koulutus (esim. merkonomi tai tradenomi)
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Mikä on aikaisempi kokemuksesi toimistotyöstä?
- Miten hallitset useita tehtäviä samanaikaisesti?
- Kuvaile tilanne, jossa jouduit ratkaisemaan ongelman nopeasti.
- Miten varmistat asiakirjojen oikeellisuuden ja järjestyksen?
- Miten toimit paineen alla kiireisessä työympäristössä?
- Miten suhtaudut asiakaspalvelutilanteisiin?
- Mitä ohjelmistoja osaat käyttää sujuvasti?
- Miten kehittäisit toimiston arkea tehokkaammaksi?
- Miten toimit yhteistyössä eri osastojen kanssa?
- Miksi haluat työskennellä toimistokoordinaattorina?
